Tietosuojaseloste

Tämän dokumentin tarkoitus on kuvata Kuuki Marketing Lab Oy:n (myöhemmin ”Kuuki”) käytänteet siitä, miten käsittelemme asiakkaidemme ja yhteistyökumppaneidemme henkilötietoja. Kunnioitamme asiakkaidemme yksityisyyttä ja tästä syystä haluamme kertoa kuinka voit myös itse vaikuttaa siihen, miten tietojasi käsitellään.

Pääsääntöisesti käytämme henkilötietoja:

• palveluidemme sujuvaan toimittamiseen
• myynnin ja markkinoinnin kohdentamiseen
• kehittääksemme ja parantaaksemme toimintaamme.

Kuuki asiakasrekisteri

Kuka tietoa kerää?

Kuuki Marketing Lab Oy (2858048-1)
Vapaudenkatu 6
15110 Lahti

Mikäli sinulla on tietosuojaan liittyviä kysymyksiä tai haluat käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä hola@kuuki.fi -sähköpostiosoitteeseen.

Mitä tietoja kerätään?

Henkilöistä saatamme kerätä seuraavia tietoja:

• henkilön nimi
• henkilön asema/titteli
• henkilön yhteystiedot: puhelin, sähköpostiosoite
• asiakassuhteen hoitoon liittyvät tiedot, kuten: palautteet, muistiot, tilaus- ja keskusteluhistoria.

Mihin tietoja käytetään?

Käytämme henkilötietoja:

• myyntiin
• asiakkuuksiemme sujuvaan hoitoon
• tilauksien tuottamiseen, käsittelyyn ja arkistointiin
• toimintamme kehittämiseen
• paremman markkinoinnin toteuttamiseen
• tilaisuuksien järjestämiseen.

Eli tyypillisen, hyvän tavan mukaisen liiketoiminnan harjoittamiseen liittyvien toimenpiteiden tekemiseen.

Tietojen säilytys ja suojaus

Kaikki henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä.

Henkilötietojen käsittelyssä on huomioitu 25.5.2018 alkaen noudatettavan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Kaikkea pääsyä henkilötietoon valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti.

Asiakassuhteisiin liittyviä tietoja säilytämme CRM-järjestelmässämme sekä kirjanpidon ohjelmistossamme. Näihin on pääsy ainoastaan Kuukin omistajilla ja työntekijöillä. Järjestelmät on tuotettu pilvipalveluina, joiden tiedot säilytetään EU:ssa. Ohjelmistot ovat suomalaisia Saas-palveluita. Palveluntarjoajilla on palvelun tuottamiseksi pääsy myös henkilötietoihin. Kuuki kuitenkin huolehtii, että palveluntarjoajat noudattavat omassa toiminnassaan lainsäädäntöä ja käyttävät tietoja ainoastaan niiltä osin kuin se on palvelun tarjoamiseksi välttämätöntä.

Säilytämme henkilökohtaisia tietojasi vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Lisäksi joitakin tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja myyntiä koskevien vastuiden, toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen näyttämiseksi.

Asiakkaan pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa tai anonymisoida. Pyynnön jälkeen tietoa ei enää käytetä selosteessa lueteltuihin tarkoituksiin.

Osalle tiedoista lainsäädäntö tai asiakkaan kanssa tehdyt sopimukset voivat asettaa velvoitteita tiedon pidempiaikaiselle tallentamiselle, mm. seuraaviin tarkoituksiin:

• kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidempiä säilytysaikoja riippumatta siitä sisältääkö aineisto henkilötietoja tai ei
• järjestelmien lokitietoa kerätään ja säilytetään lain edellyttämällä tavalla, jotta voimme tarjota lainmukaisen ja turvallisen sivuston asiakkaillemme
• asiakkaan omasta pyynnöstä tai tarpeesta säilyttää esimerkiksi sivustoa ja sen sisältämiä tietoja Internetissä ylimääräisten vuosien ajan.

Henkilön oikeudet

Henkilöllä on oikeus:

• oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
• oikeus saada jäljennös häntä koskevista henkilötiedoista
• pyytää itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista
• tietyin edellytyksin pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä.

Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä sähköpostiosoitteeseen hola@kuuki.fi. Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta voimme todentaa pyynnön tekijän henkilöllisyyden.

Joissain tilanteissa voi olla mahdollista, että lakisääteiset velvollisuudet tai oikeudet estävät meitä poistamasta joitain tietoja. Tällaisissa asioissa informoimme asianomaista.

Jos huomaat, että käsittelyssä on puutteita tai se on lainvastaista, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojaviranomaiselle.

Tietojen luovutus

Pyrimme välttämään tietojen luovuttamista kolmansille osapuolille. Joissain tapauksissa tämä on kuitenkin tarkoituksenmukaista, koska käytämme myös Kuukin ulkopuolella tuotettuja ohjelmistoja tehokkaan toiminnan takaamiseksi. Jos tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille, teemme sen lainsäädäntöä kunnioittaen sekä luovuttaen mahdollisimman vähän tietoja.

Tietoja luovutetaan projektien edistämis-, asiakkuudenhoito- tai Kuukin omiin markkinointitarkoituksiin.

Kuukit eli evästeet

Sivustolla käytetään evästeitä (cookies). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.

Kuuki kerää evästeiden avulla tietoja sivustoilla vierailevilta henkilöiltä. Tietojen avulla parannetaan sivuston toimivuutta ja sivuston sisältöä, kehitetään liiketoimintaa ja kohdennetaan markkinointia.

Yleensä selaimet mahdollistavat, että käyttäjän tietokoneelle ei tallenneta evästeitä. Jos haluat näin toimia tarkasta oman selaimesi asetukset. On kuitenkin hyvä huomioida, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

Vaikka tietyillä reunaehdoilla on teoriassa mahdollista yksilöidä yksittäinen kävijä evästeiden avulla, niin tätä emme tee. Kuuki käyttää evästeitä kävijätilastojen tuottamiseen sivustoanalytiikkaohjelmiston avulla sekä mahdollisesti uudelleenmarkkinoinnin toteuttamiseen.

Uudelleenmarkkinoinnissa henkilölle voidaan näyttää mainoksia perustuen hänen selaushistoriaansa. Näissäkään tapauksissa emme esimerkiksi tiedä, että mitä Kuukin sivuja yksittäinen kävijä on selannut.