Kun edessä on uusi teknologiaprojekti, kuten verkkosivujen tai jonkin teknisen järjestelmän päivitys, Kuukin asiantuntijat sopivat aina tilaajan kanssa yhdessä työn käytännöt ja yksityiskohdat. Kuukin teknologiajohtaja Teemu Parkkinen kertoo, mitkä asiat kannattaa sopia ja huolehtia kuntoon, että paitsi itse projektista, myös sen lopputuloksesta tulee jokaisella mittapuulla mahdollisimman hyvä.
Projektin tavoitteiden on hyvä olla jollain tasolla selkeitä jo tarjouspyyntövaiheessa, sillä asioiden sopiminen ja läpikäynti alkaa tilaajan ja toimittajan välillä jo silloin. Kun oikeaan toimijaan on päädytty, alkaa yhteinen työskentely kuitenkin toden teolla aloituspalaverin muodossa.
– Tärkeää on alussa tietää, kenen kanssa tehdään yhteistyötä ja käydä yhteisesti läpi projektin eri vaiheet, Parkkinen kertoo ja pohtii samalla yhteisen aaltopituuden löytymisen tärkeyttä.
IT-projektissa yhteistyö ja kommunikaatio korostuvat: alun määrittelypalaveri on molemmin puolin tärkeä projektin onnistumisen kannalta.
Luottamuksen täytyy Parkkisen mukaan olla molempiin suuntiin, jolloin molemmat voivat avoimesti viestiä tarpeistaan toiselle osapuolelle ja mahdolliset epäkohdat voidaan korjata yhdessä. Alkuvaiheessa on hyvä sopia myös osapuolten vastuista projektin aikana, sekä käytetyistä kommunikaatiokanavista ja -tiheydestä. Joka tapauksessa Kuukin asiantuntijat pitävät asiakkaan kärryillä projektin etenemisestä, mutta jos sen suhteen on jotain erityisiä tarpeita tai kanavia, niin ne on hyvä kommunikoida yhdessä.
Tärkeää on myös, että osapuolilla on selkeä käsitys siitä, millainen haluttu lopputulos on – paitsi toiminnallisuuksiltaan, mahdollisesti myös ulkoasultaan. Erityisesti verkkosivuprojekteissa ulkoasun merkitys korostuu. Kuukin asiantuntijat havainnollistavat lopputuloksen ulkoasua tarvittaessa esimerkiksi graafisilla työkaluilla, jonne luodaan prototyyppi tekeillä olevasta sovelluksesta.
Aikataulu ja resursointi keskeinen osa projektia
Kun viestintätavoista ja projektin tavoitteista on sovittu, keskeistä on luonnollisesti projektin etenemisaikataulu. Parkkisen mukaan Kuukin projekteissa pyritään mahdollisimman selkeästi kartoittamaan projektin kulku etukäteen, vaikka se luonnollisesti usein elää, kun tilanteet projektin edetessä muuttuvat.
– Tärkeimpänä pyrimme selkeästi kertomaan työvaiheista, jossa tarvitaan tilaajan työpanosta ja ajankäyttöä, jotta siihen osataan varautua ja varata tarvittavia resursseja, Parkkinen kertoo.
Alussa aikaa vie luonnollisesti yhteinen projektin määrittely ja suunnittelu, joka vie työtä kohti haluttua lopputulosta. Usein tilaajan ajankäyttöä vaatii siirtyvän datan määrittely yhdessä. Lisäksi erilaiset kommenttikierrokset ja esimerkiksi ohjelmistojen testailu ja kokeilu käytännössä ovat usein asiakkaan tehtävälistalla.
– Vaikka testaamme tietysti itse sovellukset ennen kuin lähetämme ne asiakkaan katsottavaksi, niin tuntee asiakas oman tarpeensa parhaiten. Etenkin, kun ohjelmiston lopulliset käyttäjät pääsevät testaamaan sen toimivuutta, selviää, mitä täytyy kehittää, jotta se palvelee asiakkaan tarpeita parhaiten, Parkkinen valottaa.
Ymmärrys taitotasosta auttaa viestimään tehokkaasti ja tarkasti
Eräs asia, jonka ymmärrystä Parkkinen korostaa, on käsitys toisen osapuolen taitotasosta. Jos teknologiakumppanilla on selkeä käsitys tilaajan ymmärryksestä vaikkapa teknisen toteutuksen ratkaisuihin liittyen, osaa hän kommunikoida oikealla tasolla: yksityiskohdista voi keskustella joko teknisemmillä termeillä tai konkreettisemmin ja selkeämmin, jos tilanne sitä vaatii. Teknologiakumppani voi myös tilaajan halutessa kysyä mielipidettä useistakin teknisistä seikoista ja valinnoista, mutta useissa tilanteissa se ei ole lopputuloksen kannalta tarpeen, etenkään jos tilaaja ei tunne teknologiaa niin tarkasti.
– Kannattaa avoimesti kertoa, miten paljon ymmärtää, jotta yhteinen tapa kommunikoida löytyy. Teemme parhaamme, että tilaaja saisi hyvän käsityksen siitä, mitä teemme. Voimme puhua joko selkeää suomea tai tekniikkaa, kunhan tiedämme mitä vastaanottaja ymmärtää, Parkkinen korostaa.
Käyttöönottoa seuraa usein jatkokehitys
Kun projekti on saatu hyvään vaiheeseen, lopputuote testattu ja viimein otettu käyttöön, ei työ lopu siihen. Tarpeet elävät ja esimerkiksi verkkosivuille ja ohjelmistoihin saatetaan haluta tuoda uusia toiminnallisuuksia. Käytännössä saatetaan huomata, että jotkin yhdessä valitut ratkaisut eivät toimikaan ja parhaaseenkin ohjelmistoon liittyy usein myös pieniä vikoja ja bugeja. Selkeiden virheiden ja puutteiden korjaus kuuluu tietysti työn takuuseen, mutta ylläpito ja jatkokehitys on myös osa prosessia, jonka tekemisestä ja aikataulusta sovitaan erikseen.
– Usein projekti on iso rutistus, joka halutaan saada tehtyä ja tulevaisuudelle jätetään suosiolla aikaa hienosäädölle, Parkkinen jakaa kokemuksensa.
Vaikka teknologia- ja ohjelmistoprojektit koostuvatkin useista osasista, yhteistyöllä isompikin kokonaisuus saadaan selätettyä. Koko projektin läpi ulottuva selkeä kommunikaatio on Parkkisen mukaan tärkein asia, ja sen avulla päästään eteenpäin kaikenlaisista hankalista tilanteista.
Kiinnostaako sinua teknologiaprojekti, jossa olet tyytyväinen sekä projektin kulkuun että lopputulokseen? Saat Kuukilta erilaiset ohjelmistot ja järjestelmät yrityksesi tarpeisiin aina verkkosivuista toiminnanohjausjärjestelmään tai vaikkapa mobiilipeliin! Kurkkaa tästä Kuukin toteuttamia teknologiaprojekteja!
