Onko yrityksessäsi ongelma, johon etsitään ratkaisua sovelluksesta tai teknisestä järjestelmästä? Prosessien automatisoiminen ja uusi sovellus voi olla hyvä juttu, mutta ihmeparannusta pelkkä ohjelmiston ostaminen ei saa aikaan, sanoo Kuukin teknologiajohtaja Teemu Parkkinen.
Mitä muuta sitten tarvitaan muutoksen aikaansaamiseksi, ja mikä menee usein pieleen, kun uutta sovellusta otetaan käyttöön? Työuransa yritysten liiketoimintaa tehostavien ja helpottavien sovellusten parissa tehnyt Parkkinen näkee usein seuraavan kuvion:
– Halutaan hankkia sovellus tai uudistaa vanhaa. Sopivaa sovellusta kartoitetaan, työ kilpailutetaan ja sovellus määritellään, ja lopulta lanseerataan. Koetaan, että projekti on saavutettu loppuun, ja huokaistaan helpotuksesta. Puolen vuoden päästä ihmetellään, kun sovelluksesta ei ole mitään hyötyä.
Yhtälöstä puuttuu Parkkisen mukaan työntekijät sitouttava käyttöönotto. Kun sovellukseen panostetaan rahaa ja aikaa, myös sen käyttöönottoon tulisi nähdä vaivaa. Sovellus voikin siis helpottaa ja auttaa – mutta ainoastaan, jos se otetaan yrityksessä käyttöön yhtenäisesti ja siihen sitoudutaan.
Henkilöstön sitouttaminen ei suju silmänräpäyksessä
– Prosessikaavioita on helppo piirrellä, mutta eri asia on tehdä prosessista aito rutiini työarjessa, Parkkinen toteaa.
Tässä onkin avaimena ihmisten johtaminen ja kestävä lanseerausprosessi vaatii usein yhteispeliä monen tahon kanssa. Jos johto, IT sekä viestintä ja markkinointi lyöttäytyvät yhteen ja tekevät systemaattisesti yhteistyötä, saadaan käyttöönotto pehmeämmin osaksi arkea.
Lanseeraussuunnitelma on hyvä tehdä. Miten sovelluksesta viestitään sisäisesti? Tarvitaanko käyttökoulutusta tai neuvontaa käyttäjille? Ovatko käyttäjät tietoisia siitä, miksi uusi ohjelma ylipäätään otetaan käyttöön? Kun sovellusta ajetaan yhteisesti osaksi organisaation arkirutiineja, tapahtuu se myös helpommin.
–Kuukissa on teknologiakumppanina sellainen etu, että voimme tarvittaessa auttaa paitsi sovelluksen koodaamisessa ja kaikessa siihen liittyvässä, myös sen lanseeraamisessa. Toimitamme materiaalit ja pohdimme viestit valmiiksi kanssasi sekä tuemme muillakin tavoin lanseerausprojektissa, kertoo Parkkinen.
Käyttäjäystävällisyys vaikuttaa motivaatioon sovelluksen käytössä
Yksi tekijä, joka määrittää paljon sitä, tullaanko sovellusta organisaatiossa käyttämään (mielellään) vai ei, on sen käyttäjäystävällisyys. Jos käyttäjä, joka tekee vain yhtä tai kahta asiaa ohjelmassa joutuu joka kerta kahlaamaan läpi useiden valikkojen ja etsimään hakemaansa, tuntuu sovelluksen käyttö ainaiselta taakalta.
– Hyvällä määrittelyllä voidaan suunnitella sovellus käyttäjäystävällisemmäksi. Myös kolmannen osapuolen sovellukset pitää muistaa konfiguroida niin, että ne sopivat käyttöön mahdollisimman hyvin, Parkkinen vinkkaa.
Selkeä käyttöliittymä helpottaa sovelluksen omaksumista, oli käyttäjän taitotaso mikä hyvänsä. Kun sovelluksen käyttö itse ei tunnu kohtuuttoman suurelta taakalta, on siihen helpompi sitoutua
Tekoäly voi auttaa – mutta automaattista auvoa se ei tuo
Myöskään paljon puhuttu tekoäly ei valitettavasti ratkaise käyttäjien sitouttamisen ongelmaa aukottomasti. Tällä haavaa tekoälyominaisuudet ovat vielä pitkälti sellaisia, että käyttäjän täytyy itse aktiivisesti muistaa avata ohjelma ja ottaa ne käyttöön.
– Tosin vähitellen nähdään varmasti sellaisia tekoälysovelluksia, jotka herättelevät käyttäjää, kuten Microsoftin neuvova klemmari aikoinaan, Parkkinen veistelee.
Parkkinen muistuttaa myös, että jo tässä hetkessä tekoäly voi tehdä käyttäjän työtä helpommaksi ja mielekkäämmäksi, joten sen tarjoamien mahdollisuuksien pohtimiseen kannattaa käyttää myös hetki.
– Voi pohtia olisiko organisaatiossa hyötyä tekoälysovelluksesta, joka vaikka poimisi automaattisesti tiedot dokumentista lomakkeiden täyttöä varten tai täyttäisi tiedot CRM:ään sanelun perusteella? Parkkinen vinkkaa.
Tarvitsetko tukea ohjelmistoprojektiisi tai sen läpisaattamiseen organisaatiossasi? Anna ohjelmoinnin ja markkinoinnin ammattilaistemme auttaa!
